Central de Arbitraje

Vamos a presupuestar

Los Presupuestos.

Hoy vamos a hablar de un documento fundamental y muy importante, en las relaciones mercantiles.

Prácticamente lo utilizan todas las empresas, pero lamentablemente no le dan ni la importancia que deberían, ni el tratamiento adecuado para que nos sea de utilidad, en el caso de una reclamación futura, por cualquiera de las partes…

Los presupuestos deberían establecer, lo que se incluye o no en el trabajo a realizar.

Contenido del presupuesto:

El presupuesto debe contener como mínimo los siguientes datos:

Acerca de la Empresa o Autónomo:
- Datos Fiscales:

Nombre completo.

N.I.F. o C.I.F.

Dirección completa.
*(Recomendable) Datos de Contacto: email y teléfono de contacto.

Acerca del Particular:
Nombre completo.

N.I.F.
Dirección completa.

*(Recomendable) Datos de Contacto: email y teléfono de contacto.

El presupuesto debe tener fecha de emisión y un plazo de validez.

En bien de nuestro propio interés, debemos incluir una descripción lo más detallada posible de los trabajos a realizar, mano de obra, materiales (cantidades y calidades), transporte (si está incluido o no y el coste), etc.

Es preferible un presupuesto dividido en partidas, que detalla los materiales (por ejemplo: ventana de aluminio color morado de 2x1m, puerta interior de aluminio en color blanco 3x2m, puerta de entrada de madera color ébano 2x2m…) y no un presupuesto dividido únicamente por capítulos, que lo agrupa todo (por ejemplo: Carpintería, Electricidad, Fontanería…).

También se puede señalar expresamente qué conceptos NO incluye el presupuesto, para evitar cualquier malentendido.

El precio final debe indicar si tiene los impuestos incluidos o no, recomendable que  si se incluyan, indicando que se calculan a razón de los impuestos que estén en vigor según la ley y que pueden sufrir variación.

La factura final que se genera a razón del presupuesto, debe incluir el IGIC o IVA y este documento será tu comprobante para cualquier garantía o reclamación que necesites hacer (a falta de la misma, el presupuesto cumplirá la función de comprobante).

La factura final debería coincidir con el presupuesto, y si hubiera, con las variaciones del presupuesto aceptadas por ambas partes. Esto no siempre es así, pero es lo más recomendable para evitar malos entendidos.

Otros datos de interés en un presupuesto son las condiciones de venta, forma de pago, pago parcial por adelantado % para la aceptación, garantías, etc.

A falta de un contrato entre las partes, que indique todas las condiciones y particularidades, es aconsejable que en el presupuesto contemplemos el mayor número posible de especificaciones.

Envío del presupuesto:

La aceptación verbal de un presupuesto es legalmente vinculante, pero es muy difícil demostrar el contenido de un acuerdo cuando no se ha dejado constancia del mismo por escrito.

Los presupuestos siempre es preferible que se envíen por escrito (vía email o similar) para que quede constancia, es totalmente desaconsejable dar un presupuesto por teléfono, ya que no hay forma de demostrar lo acordado.

Si lo enviamos por email, es muy importante identificar lo que enviamos:

En el (asunto) indicar el número de presupuesto.

En el cuerpo del email, igualmente indicar en primer lugar nuestra referencia en la que debemos incluir en la medida de lo posible: número del presupuesto, fecha e importe total del mismo.

En el caso de que nos envíen por email la aceptación de un presupuesto, debe ser o en modo respuesta al email que hemos enviado, o bien, que el cliente nos indique expresamente los datos de ref. del presupuesto que está aceptando.

Condiciones para la aceptación de un presupuesto:

Cada empresa tendrá sus propias condiciones, pero a nivel general para que el presupuesto reúna los requisitos mínimos para poder iniciar una reclamación legal, si fuese el caso, nuestra recomendación es que para la aceptación del mismo, SIEMPRE, se solicite:

Pago parcial por adelantado, mínimo del 50%, para que en caso de impago del resto, por lo menos hayamos podido recuperar el importe del pago al proveedor y el pago del impuesto. Además de que un pago parcial (correctamente identificado, en el pago debe constar el número de presupuesto) implica la aceptación del presupuesto y sus condiciones.

En nuestro caso, nuestros clientes incluyen la cláusula de Arbitraje, entre las condiciones estipuladas en el presupuesto, con lo que cualquier reclamación se resolvería mediante la Ley de Arbitraje:

“Las partes intervinientes acuerdan que todo litigio, discrepancia, cuestión o reclamación resultantes de la aplicación o interpretación del presente documento, o relacionados con él, directa o indirectamente, se resolverán definitivamente mediante arbitraje administrado por la CORTE NACIONAL DE ARBITRAJE CIVIL, MERCANTIL Y MARÍTIMO de la “Asociación Nacional de Jurisdicción Arbitral” (ANJAR)…”

Si el presupuesto nos lo envían firmado *correctamente,  adquiere la validez de un contrato y obliga a las dos partes a cumplir todo lo acordado en el mismo, la firma debe contener los siguientes datos:

Fecha, nombre completo (del firmante), N.I.F., firma y en el caso de las personas jurídicas (empresas) *sello.

*En el caso de que una empresa nos firme un presupuesto, sin refrendarlo con el sello, quien está aceptando el presupuesto es el firmante (la persona física) no la empresa, con las consecuencias que esto puede tener, ya que si tenemos que iniciar una reclamación sobre este presupuesto y la empresa nos responde que no reconocen la aceptación del mismo, el juez les dará la razón y nos remitirá a iniciar demanda contra el firmante (independientemente del importe de la reclamación).

Debemos asegurarnos de que la persona que acepta un presupuesto en nombre de una empresa, realmente está autorizado para hacerlo, (gerente, responsable de compras, apoderado, administrador, etc). Es recomendable cuando damos de alta a un cliente, pedirle que nos confirmen las personas autorizadas para cada gestión: petición de material, aceptación de presupuestos, recogida de material, etc.

Para cualquier duda o consulta, estamos a su disposición.